Event Tracker

Die Event Tracker Software dient dazu, die Anwesenheit von Personen bei einem Event nachvollziehen zu können; zum Beispiel für eine Narrenzunft, Sportverein, und viele mehr.

Viele Vereine möchten die Teilnahme ihrer Mitglieder an Veranstaltungen, Proben oder am Training dokumentieren. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Narrenzünfte zum Beispiel, leiten Ehrungen für die Teilnahme an Veranstaltungen daraus ab, Sportvereine kontrollieren so die Anwesenheit beim Training, Musikvereine bei den Proben. Bei Event Tracker nutzt ein (oder mehrere) Erfasser sein Android Smartphone und scannt damit die Mitgliederausweise (mit QR-Codes/Barcodes versehen) ein. Anschließend kann am PC eine Auswertung mit der Event Tracker Software oder Excel erfolgen.

Entstehung

Entstanden ist die Software, um die Blechkarten-„Sprungbändel“ der Narrenzunft Betra durch ein moderneres System abzulösen. Wie viele andere Narrenzünfte auch, wurde über Jahre hinweg so verfahren:

  • Es wurden (teure) Einweg-Blechkarten im Scheckkarten-Format für das aktuelle Jahr gekauft oder Papierkarten mühevoll laminiert und an die Mitglieder verteilt.
  • Diese Blechkarten hatten nummerierte Felder, die für die jeweiligen Umzüge vorgesehen waren.
  • An jedem Umzug wurde von einem Erfasser mit einer Stanzzange das entsprechende Feld auf der Blechkarte markiert.
  • Die Karten wurde dann am Ende der Fastnacht-Saison eingesammelt und händisch ausgezählt.

Da dieses System nicht nur teuer, umständlich und fehleranfällig war, wurde es durch ein digitales System abgelöst. Mit der Event Tracker Software, können QR-Codes erstellt , auf Etiketten gedruckt und ausgegeben werden. Auch die Barcodes von eventuell bereits vorhandenen Mitgliederausweisen können in der Regel problemlos integriert werden.

Ein- oder mehrere Erfasser scannen parallel mit ihren Smartphones die Codes bei jeder Veranstaltung und exportieren sie automatisch verschlüsselt an den Event-Tracker-Server. Dort werden die Daten synchronisiert, sind damit sofort auswertbar und in die Homepage integrierbar. Für jedes Vereinsmitglied sind somit seine Teilnahmen passwortgeschützt einsehbar (siehe Screenshots weiter unten).

Use-Cases

Narrenzunft (seit 2011)

Individuelle Barcodes werden mit der Software erstellt, auf Etiketten ausgedruckt und an die Mitglieder verteilt, entsprechend dem jährlichen „Sprungbändel“-Verkauf. Die Mitglieder führen die Barcodes auf ihren Mitgliederausweisen (Scheckkartenformat) mit. Mehrere Erfasser scannen parallel mit ihren Smartphones und der Event Tracker Software die Barcodes bei jedem Umzug oder sonstigen Veranstaltungen. Die erfassten Daten können so jederzeit, sofort oder am Ende der Saison, abgerufen und verarbeitet werden.

Aktuell haben die Barcodes eine Gültigkeit von 1 Jahr und werden von den Mitgliedern jährlich neu gekauft. Eine Erfassung abgelaufener Barcodes wird von der Software verweigert. Inzwischen haben viele, vor allem jüngere Mitglieder, den Barcode auf ihrem Smartphone abgespeichert. So muss der Sprungbändel nicht mitgeführt werden. Um erfasst werden zu können wird aber kein Smartphone benötigt!

Am PC wird nach der Saison unter anderem ausgewertet, welches Mitglied in welchem Jahr einen Orden für seine „Sprünge“ bekommt. Zudem zeigt die Software eine Warnmeldung an, wenn ein Mitglied nicht die für seine Gruppe vorgesehene Anwesenheit erfüllt. Beispielsweise müssen Hexen mindestens 35% Anwesenheit an allen Umzügen über die letzten 3 Jahre nachweisen.

Narrenzunft (seit 2017)

Die Narrenzunft verfügt über individuelle Mitgliederausweise (wirmachendruck.de), welche QR-Codes mit fortlaufenden Nummern enthalten. Die Mitglieder führen die Mitgliederausweise bei Umzügen mit sich, oder haben den QR-Code über die Webseite auf ihr Handy heruntergeladen. Mehrere Erfasser scannen parallel mit ihren Smartphones und der Event Tracker Software die QR-Codes.

Die Mitgliederausweise werden am Anfang des Jahres für bezahlende Mitglieder für 1 Jahr aktiviert. Nur aktivierte Mitgliederausweise können gescannt werden. Eine spontane Bezahlung bei einem der Umzüge ist ebenfalls möglich. Es können auch unterschiedliche Gültigkeits-Zeiträume für die Ausweise eingestellt werden.

Karate-Verein (seit 2014)

Ein ortsansässiger Karate-Verein setzt die Software bereits seit 3 Jahren erfolgreich ein, jedoch mit einem etwas anderen Vorgehen. In dem Verein bekommen die Mitglieder einen Deutschen Sportausweis. Dieser hat bereits einen Barcode aufgedruckt.

Alle Trainer des Vereins haben auf ihren Smartphones die Software installiert. Je nachdem welcher Trainer bei einem Training anwesend ist, scannt dieser die anwesenden Mitglieder. Am PC werden die Daten dann zusammengeführt und ausgewertet.

Der grundsätzliche Unterschied zu der Erfassung bei Narrenzünften besteht darin, dass bei einem Karate-Verein die „Events“ nicht festgelegt sind. Die Umzüge einer Narrenzunft stehen vorher fest, bei einem Sportverein sind die Trainingseinheiten kontinuierlich und fortlaufend. Die Software hat daher nicht eine vordefinierte Liste an Events, sondern erstellt diese selbst.

Funktionen

  • Verwaltung von Mitgliedern, Gruppen und Events/Umzügen/Trainingseinheiten/…
  • Erfassung mit beliebig vielen Android-Smartphones (Systemversion >=4.0)
  • Erstellung von QR-Codes mit der Software möglich
    • Export als PDF-Datei für den eigenen Druck
  • Bezahl-Verwaltung
  • Viele grafische Auswertungsmöglichkeiten
  • Auswertung einzelner oder aller Jahre nach Excel
  • Integration in eigene Homepage
  • Import von Mitgliedern/Events über Excel, WINNER, MeinVerein, …
  • Untergrenzen für Anwesenheiten bei einzelnen Gruppen
  • Definierbare Auszeichnungen je nach Häufigkeit der Anwesenheit
  • u.v.m.

Demo

(Die Daten wurden zufällig erstellt aus den 100 häufigsten deutschen Vornamen, Nachnamen und Städten in Baden-Württemberg)

Event-Erfassung mit einem Mobilgerät
Mitglieder-Erfassung mit einem Mobilgerät (Kamera-Modus)
Mitgliederansicht
Event-Ansicht
QR-Code Erstellung
Event-Auswertung
Mitgliederauswertung
Auswertung für die eigene Homepage

Downloads

Klicken Sie bitte hier.

DSGVO?

Mit den an Event Tracker übertragenen Daten wird vertrauensvoll und verantwortungsbewusst umgegangen unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz und hierbei speziell der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Personenbezogene Daten werden nur dann und nur in dem Umfang erhoben, wie Sie sie mit Ihrer Kenntnis selbst zur Verfügung stellen. Diese Daten werden in Ihrem Auftrag nach Art. 28 DSGVO verarbeitet, verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzes bleiben Sie selbst bzw. der Verein. Sie sind selbst dafür zuständig, dass Sie die Daten Dritter nach Art. 6 Abs 1 lit. b DSGVO verarbeiten dürfen (dies sollte bei Vereinen ohnehin der Fall sein).

Der Event Tracker tritt also nur als Bereitsteller der Infrastruktur auf.

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